Projektin suunnittelu

Projektin suunnittelu – The time taken to implement an ERP system is very difficult to judge in advance of knowing the details of the company to which it is to be implemented. There are many reasons for this. But here can be highlighted a single reason above others: the preparedness of the company for an ERP system.

By “preparedness”, for small companies this means how much of the existing knowledge and existing processes are formalised. Is the company using spread sheets to handle the work or is it purely based on telephone orders and pencil scribbles on customers’ drawings? Is there a part numbering system in place already? Is the company trying to implement several other business process objectives at the same time, for instance factory layout or new machinery?

Kaikki edellä mainitut voidaan sisällyttää ERP-projektiin, mutta on välttämätöntä olla realistinen niiden tavoitteiden kokonaismäärän suhteen, joita yritetään saavuttaa samanaikaisesti. Jos yrityksessä on hyvä perusprosessi, osien numerointijärjestelmä ja esimiehillä on hyvä ymmärrys ERP-konsepteista, niin pienyritysjärjestelmä voidaan ottaa käyttöön muutamassa päivässä. Tämä tapaus pätee normaalisti vain, kun järjestelmää vaihdetaan vanhemmasta ERP-järjestelmästä, ei manuaalisesta järjestelmästä.

Toisaalta, jos samanaikaisesti toteutettavia koulutus- ja toteutustavoitteita on useita ja johdolla on rajoitetusti aikaa käyttää ERP-projektiin, niin käyttöönotto kestää pienessä yrityksessä tyypillisesti 2-4 kuukautta. Tätä pidempi aika tarkoittaa, että projektissa on haasteita, joihin on puututtava liiallisen ajankäytön korjaamiseksi.

Tämän osalta seuraavassa kuvataan kaksi erilaista projektiopasta, yksi lyhyt ja yksi pitkä. Lyhyt lomake keskittyy ydinprosessikoulutukseen ja valmiista Excel-taulukosta siirtymiseen. Pitkä lomake sisältää aikaa prosessin analysointiin, tarkistamiseen ja todentamiseen.

ERP-järjestelmän käyttöönoton tavoitteet ovat yleensä seuraavat:

• Paranna asiakaspalvelun tasoa, kuten oikea-aikaisia toimituksia
• Hallintokulujen aleneminen
• Pienennä varastoarvoja
• Vähennä keskeneräistä työtä
• Selkeytä tuotantoprosesseja siirtymällä kevyempään tuotantoon
• Vältä luottamasta siihen, että tiedot tallennetaan Exceliin yhden henkilön hallinnassa
• jne

Hankkeen tavoitteet tulee määritellä ennen työn aloittamista. Se selventää kaikille asianosaisille työn syyn ja projektin tuloksia voidaan verrata tavoitteisiin työn onnistumisen varmistamiseksi.

ERP-järjestelmien maailma on muuttunut monoliittisista järjestelmistä, jotka ovat ostaneet lisenssit ja asennetaan palvelimille asiakkaan omissa tiloissa. Muutos näistä asiakas/palvelin-tekniikoista pilvijärjestelmiin vaikuttaa projektien toteutustapaan ja markkinoille tarjottavien järjestelmien tyyppiin.