Kumppanit

Kumppanit-osiossa voit tallentaa ja päivittää tietoja kumppaneistasi, kuten toimittajista, asiakkaista, valmistajista ja alihankkijoista. Kumppanit-osiossa on myös Kumppanuudenhallinta -toiminto tilapäisten tietojen, kuten tapaamisten, puhelinmarkkinointikampanjoiden ja puhelinkontaktien, tallentamiseen ja hallintaan.

Kumppanitiedot sisältävät oletusarvot kaikille normaaleille liikesuhteille, kuten ostoehdot, toimitustavat jne. Syöttämällä tiedot oikein ja kattavasti kumppaneista voi minimoida tietojen syöttäminen osto- ja myyntitilauksia tehtäessä.

Jokaisella kumppanilla on yksilöllinen numero ja myös yksilöllinen lyhytnimi. Lyhytnimeä käytetään yrityksen tunnistamiseen näytöllä. Kumppaninumeroiden aloitusnumerot voidaan asettaa järjestelmäasetuksissa vastaamaan vanhaa järjestelmääsi. ”Lyhyt nimi” voi olla 80 merkkiä pitkä (eli ei niin lyhyt), mutta sen on oltava yksilöllinen, koska sitä käytetään näyttönimenä. Jos teet verkkokauppajärjestelmän tilauksia, kannattaa ehkä käyttää sähköpostiosoitetta lyhytnimenä, koska monet verkkokauppajärjestelmät käyttävät sitä asiakastietojen avaimena.

Henkilökunta

Yhdessä perusyhteystietojen kanssa jokaisella kumppanilla voi olla rajoittamaton määrä henkilöstöä, joista yksi on määritetty oletusyhteyshenkilöksi. Määrittämällä yhteyshenkilöiden sähköpostiosoitteet on mahdollista automatisoida dokumenttien toimitusta järjestelmässä.

Kumppanityypit

Yrityksellä voi olla tietokannassa useampi kuin yksi osoite. Kaikki nämä osoitteet tallennetaan yksilöllisellä yritystunnuksella, mutta eri tyyppiset voidaan linkittää toisiinsa.

On olemassa neljä mahdollista kumppanityyppiä: ”Pääosoite”, ”Vahvistus”, ”Toimitus” ja ”Laskut”.

Jokaisella yrityksellä voi olla yksi pääosoite, mutta useita toimitus-, vahvistus- ja laskutusosoitteita. Jos yrityksellä on vain yksi osoite tietokannassasi, se on silloin tyyppiä ’Pääosoite’.

Kumppaniryhmät

Partners can also be members of the different types of ‘families’ which are user defined classifications of partner groups. The system contains families of type ‘customer’, ‘supplier’, ‘manufacturer’, ‘subcontractor’, ‘prospect’ and ‘other’. Creating families and allocating companies to them should be considered carefully to obtain full benefit from the system.

Esimerkiksi kun asiakkaat jaetaan eri asiakasryhmiin, käytetään tietoa kriteerinä analysoitaessa myyntitilaushistoriaa. Jos tietty yritys ei kuulu mihinkään perheeseen, kyseistä yritystä ei oletuksena listata kyseisen ryhmätyypin haussa. Toisin sanoen, jos yritys kuuluu johonkin asiakasryhmään,se tulee oletuksena listalle myyntitilauksessa asiakashakuun. Silti mikä tahansa yritys voidaan valita järjestelmän osoitekenttään.

Varastopaikat

Myös eri varastopaikat perustetaan kumppanitietoina. Jos yritykselläsi on useita eri varastotoimipisteitä, luo kullekin paikalla erillinen kumppanitieto.

Toimittajien yhdistäminen valmistajiin

On mahdollista luoda yhteys toimittajan ja toimittajan edustamien eri valmistajien välille. Toimittaja voi olla myös tietyn valmistajan oletustoimittaja. Nämä ovat tärkeitä ominaisuuksia automaattisessa ostossa ja laadunvalvonnassa. Kun linkit on tehty huolella, voidaan luoda materiaalien ostot automaattisesti oikealta toimittajalta. Jos taas periaate on, että ostoja voidaan tehdä vain hyväksytyiltä toimittajilta, näiden linkkien luominen vahvistaa yrityksesi laatupolitiikkaa.

Materiaalien ja valmistajien välinen linkki tehdään nimiketiedoissa, Valmistajan tunnukset -välilehdellä.

Voit antaa kumppanisi työntekijöille rajoitetun käyttöoikeuden järjestelmääsi

Voit antaa käyttäjätunnuksia kumppaneidesi työntekijöille. Silloin he voivat käsitellä vain niitä työtilauksia, joissa heidän yrityksensä on merkitty alihankkijaksi. He voivat myös vastaanottaa ostotilauksia ja toimittaa myyntitilauksia, jotka on merkitty heidän yrityksensä toimitettaviksi tai lähetettäväksi. Kumppanin käyttäjätunnus luodaan samalla tavalla kuin tavalliselle työntekijälle, mutta se linkitetään tiettyyn kumppanitunnukseen.

.

Oma osoite

Yksi kumppanitieto varattu oman yrityksesi yhteystiedoille. Siellä ovat yhteystiedot, jotka näkyvät eri asiakirjoissa. Tämä oman yrityksen kumppani löytyy yleensä tunnusnumerolla 1.

We work with Xero.