Osto

Ostotilaukset luodaan ostotilauksen päävalikosta. Ostotilausta syötettäessä tulee luoda sekä rivi- että otsikkotiedot. Mahdollista syöttää rivitiedot ensin. Kun ostotilaus luodaan, sen tila on ”Rakenteilla, jolloin syötetyt tiedot tallennetaan, mutta niiden oikeellisuutta ei tarkisteta. Kun ostotilaus on aktivoidaan, tiedot tarkistetaan, tilausnumero allokoidaan ja ostotilaus ajoitetaan tarvelaskennassa. (Ostotilauksen ja toimintojen monimutkaisuudesta riippuen ostotilausten aktivointi voi kestää useita minuutteja.)

Jos kumppanitiedoissa oletusarvot on määritetty hyvin, on erittäin helppoa syöttää ostotilauksen otsikon tiedot. Valitaan vain toimittaja ja kaikki oletusarvot tuodaan automaattisesti otsikkotietoihin. Jos tämä tehdään ennen rivien syöttämistä, on tällä se etu, että löytyy aiempi hinta ja mahdolliset toimittajan koodit riveille suoraan.

Kun syötät tuotetta ostotilausriville, on mahdollista hakea tuotteen oletushinta aiemmista ostotilauksista, kustannusbudjeteista tai nykyisistä toimittajien tarjouksista.

Ostotilausrivejä on mahdollista luoda suoraan suunnitelluista tarpeista, jotka on muodostettu myyntitilauksista ja muista tarpeista.

Ostotilaukset ja tarvelaskenta

Ostotilaukset ovat olennainen osa tarvelaskentaa. Tarvelaskenta kohdistaa automaattisesti ostotilausten toimittamattomat materiaalit asianmukaiseen myyntitilaukseen ja/tai työerään. Ostotilausta luotaessa on mahdollista hakea uuteen ostotilaukseen mahdolliset järjestelmässä olevat avoimet tarpeet.

Ostomateriaalit voivat liittyä tiettyihin hyväksyttyihin valmistajiin ja valmistajien omiin nimiketunnuksiin. Jokaisella valmistajalla voi olla yksi tai useampi hyväksytty toimittaja tuotteilleen, ja yksi näistä toimittajista voidaan merkitä oletustoimittajaksi.

Tällä tavalla tuotteesta on jatkuva linkki sen valmistusprosessien kautta ostettuun materiaaliin ja sitten toimittajaan ja alkuperäisen materiaalin valmistajaan.

Tilaus toiseen paikkaan

Ostotilausta tehtäessä on mahdollista määrittää mihin paikkaan materiaalit toimitetaan. Nämä tiedot syötetään ostotilauksen otsikkoon. Tätä ominaisuutta käytetään tyypillisesti silloin, kun tuotteen valmistus ulkoistetaan alihankkijalle.

Jos kumppanitiedot on asetettu oikein, alihankkijan oikealle henkilölle lähetetään automaattisesti kopio ostotilausvahvistuksesta ilman hintatietoja. Näin alihankkijayritys on välittömästi tietoinen tulevista tilauksista. Alihankkija pystyy sitten vastaanottamaan materiaalit yhteisvalmistuksen ominaisuuksia käyttämällä.

Kustannusbudjetointi ostoa varten

Materiaalien ostoon voidaan luoda useita kustannusbudjetteja. On esimerkiksi mahdollista luoda kustannusbudjetti kuluvalle vuodelle ja sitten kustannusbudjetti tietylle tarjoukselle. Kustannusbudjetit voidaan myös liittää ulkomaan valuuttoihin, jolloin valuuttakurssimuutosten vaikutus voidaan erottaa hintojen muutoksista.

Toimittajan tarjoukset

Järjestelmään voidaan syöttää toimittajatarjouksia. Nämä tarjoukset sisältävät tarjoushinnan, toimitusajan, pakkauskoon, valmistajien osanumerot jne., ja niihin voidaan sitten viitata manuaalisesti luotaessa ostotilauksia. Myös automaattista ostosuunnitelmaa käytettäessä järjestelmä voidaan asettaa valitsemaan halvimman tarjouksen.

Supplier quotations may specify a linked currency and rate in the case that the supplier gives a domestically priced offer with a price linked to a foreign currency rate.

Automaattinen ostotillausten luonti

Ostotilauksia on mahdollista luoda automaattisesti useampi. Järjestelmä käyttää siinä tietoja myyntitilauksista, myyntiennusteista, työeristä, varastotilanteesta ja muista ostotilauksista sekä tietoa ostettavista materiaaleista, niiden toimittajista ja tarjouksista. Lyhyesti sanottuna, jos ostettavien materiaalien tietojen ollessa kunnossa, voi ostotilauksia luoda automaattisesti.

Kun ostotilausten luonnin ajo on tehty, tuloksena on useita ostotilauksia, joiden tila on ’Suunniteltu’. Nämä suunnitellut ostotilaukset on tarkistettava ja aktivoitava yksitellen ennen lähettämistä toimittajalle.

Oston päävalikosta löytyy kohta ostosuunnitelmien luontiin.

Ostettujen materiaalien vastaanotto ja laskutus

Ostettujen materiaalien vastaanotto ja ostolaskutus on kuvattu tämän käsikirjan Varasto- ja Laskutus-osissa.

We work with Xero.