Miksi pienten yritysten tulisi käyttää ERP-järjestelmää pilvipalveluna

Miksi pienten yritysten pitäisi käyttää Cloud ERP:tä?

Monet pienet yritykset alkavat käyttää taloushallintojärjestelmää, koska niiden on tehtävä veroilmoituksensa. Jos aloitetaan nyt, valitaan yleensä taloushallintoon pilvipalveluna oleva ratkaisu.

Seuraava askel on saada haltuun tilausten käsittely ja varastonhallinta. Tähän on muutama nopea vaihtoehto, jotka kuitenkin ovat epätäydellisiä:

• Syötetään tiedot laskentataulukkoon – monimutkainen ylläpidettävä, luultavasti käyttö on yhden henkilön varassa
• Käytetään taloushallintojärjestelmän yksinkertaistettuja, yleisiä tilauslomakkeita – mutta ilman ominaisuuksia, jolla hoitaa edes yksinkertaisten valmistusprosessien hallintaa
• Kehitetään oma esimerkiksi Access-tietokannan avulla – pitkällä aikavälillä kallista, tulee yhä monimutkaisemmaksi, usein käyttö yhden henkilön varassa
• Vanhempi yritys ehkä jatkaa vanhan, 1990-luvulla kehitetyn järjestelmän käyttöä – siitä puuttuu yhteenliitettävyys, se vaatii palvelin- ja ohjelmistopäivityksiä

Mikään näistä vaihtoehdoista ei ole pitkällä tähtäimellä hyödyllinen pääasiassa kolmesta syystä: ne eivät ole skaalautuvia, ne eivät riittävästi automatisoi liiketoimintaprosesseja ja ne vaativat aikaa tarpeettomiin hallintotehtäviin.

Miten pilvijärjestelmä toimisi yrityksessäni?

On parasta omaksua prosessilähtöinen lähestymistapa. Pienellä yrityksellä voi olla yksi tai useampia eri prosesseja. Tarkastele aluksi myynnin päätuoteryhmiä. Jos esimerkiksi on olemassa vakiotuotteita ja mukautettuja tuotteita, on luultavasti kaksi erilaista prosessia. Mieti ja mielellään myös dokumentoi prosessien jokainen vaihe asiakkaan yhteydenotosta aina koko tilaustapahtuman päätepisteeseen.

Siihen varmaan kuuluvat myyntitarjoukset ja myyntitilaukset, valmistus, eri tuotannon vaiheet, osto, toimitus ja vastaanotto sekä laskutus Joissakin tapauksissa eri vaiheilla on tiivis yhteys, kuten esimerkiksi tilauskohtaisesti mukautetussa valmistuksessa. Toisissa tapauksissa taas yhteys on löyhempi, kuten erissä valmistettaessa ja varastosta myytäessä. Huomioi myös tarvittavat tietoyhdeydet muihin järjestelmiin.

Toiminnanohjaus pilvipalveluna saa nämä prosessit toimimaan nopeammin ja vähemmällä hallinnolla. Nämä edut ovat erityisen tärkeitä kasvaville yrityksille, koska ne tekevät yrityksestä skaalautuvan.

Entä pienyritykset?

Prosessien automatisoinnin tarve tulee entistä selvemmäksi, kun ajatellaan esimerkiksi alle 10 työntekijän mikroyrityksiä. Syynä tähän ovat suhteellisesti korkeat hallintokustannukset isompaan yritykseen verrattuna. Tyypillisesti resurssit ovat rajallisempia hyvin pienissä yrityksissä, joten on vielä tärkeämpää, että mahdollisuuksien mukaan resurssit, kuten avainhenkilöiden aika käytetään myyntiin, markkinointiin ja asiakaspalveluun sen sijaan, että suunnitellaan ja uudelleen suunnitellaan hankintoja laskemalla käsin.



We have seen companies with as few as 5 staff relying on the Manu Online Enterprise Edition simply because it takes the load of of the few people working to focus on more beneficial activities.